SimpleSale \ Інформаційні матеріали

Словник продавця

  • Асортимент
  • Виробництво
  • Внутрішнє переміщення 
  • Група товарів
  • Довіреність 
  • Документ
  • Документація
  • Замовлення постачальнику
  • Інвентаризація 
  • Калькуляція
  • Персонал
  • Повернення від покупця
  • Покупець
  • Постачальник
  • Прайс-лист 
  • Прихідна коштів 
  • Реалізація товару
  • Рецептура
  • Сертифікат
  • Списання товару
  • Технологічна картка 
  • Товар 
  • Угода 

 

Асортимент - це набір різних груп, видів і сортів товарів, об'єднаних за споживчою, торговою ознакою, які реалізуються суб'єктом господарювання на об'єкті торгівлі.

Довідник асортимент буде містити дочірні гілки та підгілки згідно структури довідника Групи Товарів.

Виробництво - це процес створення матеріальних товарів необхідних для людини.

Внутрішнє переміщення – документ згідно якого переміщення товарів здійснюється в процесі виробництва та складування, як правило, в межах однієї виробничої площадки на незначні відстані.

Група товарів - це сукупність товарів визначеного класу, що володіють подібним складом споживчих властивостей і показників.  Прикладом конкретної групи товарів є верхній одяг, білизна, взуття, молочні продукти і т.п.

Довіреність – документ, який дає право особі, зазначеній у ній, отримати товар на суму зазначену у довіреності. У довіреності обов'язково вказуються паспортні дані особи-одержувача. Також обов'язковими реквізитами є: дані про підприємство, що виписало довіреність, та дані про підприємство, на яке була виписана накладна, а також назва цінностей, печатка та підписи директора, головного бухгалтера. 

Документ - це письмовий доказ фактично здійсненої господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення.

Реквізити документів. Від якості оформлення документів значною мірою залежить повнота і достовірність показників обліку і звітності. Тому до документів ставляться вимоги: своєчасність складання, достовірність показників, правильність оформлення.

Правильно оформлений документ повинен містити всі показники, потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію. Показники, що містяться в документі і характеризують операцію, називаються його реквізитами.

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа. Так, реквізити документа, що оформляє, наприклад, виробіток робітника і належну йому оплату праці, відрізняються від реквізитів накладної, тобто документу, яким оформляють відпуск товарно-матеріальних цінностей. Проте кожен документ незалежно від характеру оформленої ним господарської операції повинен містити обов'язкові реквізити, які є загальними для будь-якої операції.

Обов'язковими реквізитами кожного документа є: назва підприємства, від імені якого складено документ; назва документа, його номер, код форми; дата складання документа (число, місяць, рік); зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, трудові, грошові); підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення операції й правильність її оформлення.

Залежно від характеру операції і технології опрацювання облікової інформації в документах можуть міститися й інші додаткові реквізити.

При використанні обчислювальної техніки реквізити документів можуть бути зафіксовані у вигляді відповідних кодів. Документи, складені за допомогою засобів обчислювальної техніки на машинозчитувальних носіях, використовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили. Такі документи повинні бути записані на матеріальних носіях (магнітних, паперових), виготовлених, розмічених і закодованих відповідно до вимог встановлених стандартів і затвердженої системи кодифікації. На вимогу контролюючих або судово-слідчих органів та своїх контрагентів підприємство зобов'язане зробити копії таких документів на паперовому носії інформації.

Документація - це спосіб оформлення господарських операцій документами. Документація є важливим елементом методу обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Проте значення документації в господарській роботі підприємств не обмежується тільки тим, що її використовують для обґрунтування облікових записів. Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства. У формі відповідних документів (платіжних доручень, касових ордерів, нарядів, вимог тощо) даються розпорядження на здійснення господарських операцій (перерахування або видачу коштів, відпуск матеріалів, виконання робіт тощо). Для працівників, що виконують ці розпорядження (касирів, матеріально відповідальних осіб, виконавців робіт тощо), документи є обґрунтуванням здійснених ними операцій.

Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарських операцій, дотриманням державної дисципліни. Попередній контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи документ, вони беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом. Це допомагає дотриманню господарської дисципліни та чинного законодавства. Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів. Цей контроль поширюється головним чином на виправдні документи для встановлення законності і господарської доцільності операцій, а також перевірки правильності оформлення самих документів.

Документи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Приймання і відпуск матеріальних цінностей, використання грошових коштів, здійснення розрахунків тільки на підставі належно оформлених документів запобігають зловживанням з боку посадових осіб. Практика свідчить, що нестачі, розтрати і безгосподарність, різні зловживання найчастіше бувають там, де документи оформляються неправильно і несвоєчасно, облік ведеться незадовільно.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо його складено своєчасно і належним чином оформлено.

Документи використовують при аналізі господарської діяльності, для фінансового контролю, аудиту і документальних, ревізій.

Із застосуванням в обліку електронної обчислювальної техніки для збирання й опрацювання інформації про здійснювані господарські операції, поряд з паперовими документами, дедалі більшого поширення набувають машинні носії облікової інформації. Окремі з них відображають господарську операцію безпосередньо в момент її здійснення, інші - складаються за даними первинних носіїв інформації і використовуються для зручності її опрацювання, автоматичного введення в обчислювальну машину. Впровадження в облік удосконалених ЕОМ дає змогу автоматично фіксувати і відображати їхній зміст у запам'ятовуючому пристрої машини і отримувати після опрацювання інформацію, потрібну для управління і контролю.

Замовлення постачальнику – це комерційний документ у процесі закупівлі (постачання), який видається покупцем постачальнику й зазначає тип, кількість, якість, ціну та іншу інформацію про товару чи послуги, яку придбав покупець. Направлення замовлення на закупівлю є юридичним обов'язком для покупця виконати свої обов'язки перед постачальником після поставки. Замовлення на закупівлю стає обов'язковим для двох сторін після підписання його постачальником.

Інвентаризація – документ відповідності даних бухгалтерського обліку з фактичним положенням справ. Зазвичай інвентаризацію пов'язують з перерахунком предметів. Вона проводиться шляхом перерахунку, перемірювання, переважування, а також звірки розрахунків на підставі документів. Інвентаризація дозволяє уточнити дані бухгалтерського обліку.

Однією з основних вимог, що ставляться до бухгалтерського обліку, є достовірність його показників. Проте в процесі зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розходження, які не піддаються повсякденному обліку, зокрема, в результаті пересортиці, несправності ваговимірних приладів, помилкових записів, втрати документів, зловживань матеріально відповідальних осіб та ін. У зв'язку з цим виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік можливі розходження між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів. Це досягається за допомогою інвентаризації.

Отже, інвентаризація є способом виявлення (з наступним обліком) господарських засобів і джерел їх формування, не оформлених поточною документацією, для забезпечення достовірності показників обліку і звітності підприємства.

Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності майна (господарських засобів) підприємства (зважуванням, переліком, обміром тощо) і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними обліку і фактичною наявністю засобів, тобто лишки або нестачі (якщо вони мали місце), які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

Періодичне проведення інвентаризації є не лише засобом уточнення показників обліку, а й засобом боротьби із зловживаннями матеріально відповідальних осіб, а також упорядкування складського господарства, оскільки при її проведенні одночасно перевіряють стан складських приміщень, правильність зберігання матеріальних цінностей, справність ваговимірних приладів.

Інвентаризація фінансових розрахунків допомагає уточненню розрахункових відносин з дебіторами і кредиторами, зміцненню розрахунково-фінансової дисципліни.

Залежно від повноти охоплення перевіркою засобів господарства розрізняють інвентаризацію повну і часткову.

Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всього майна підприємства і стану розрахункових відносин. Часткова інвентаризація охоплює окремі види засобів (грошових коштів у касі, готової продукції на складах тощо). Повна інвентаризація проводиться, як правило, перед складанням річного звіту, а також у випадках, передбачених чинним законодавством (при зміні матеріально відповідальних осіб, приватизації державних підприємств тощо). Вона дає найбільш повну інформацію, проте не завжди доцільна, оскільки трудомістка і відволікає значну кількість працівників від основної роботи.

За характером інвентаризації поділяють на планові і позапланові. Планова інвентаризація проводиться за завчасно складеним планом відповідно до розробленого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланова інвентаризація проводиться за розпорядженням керівника господарства (за вимогою перевіряючого органу, у випадках пожежі, стихійного лиха тощо). Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально відповідальних осіб у своєчасному оприбуткуванні і списанні матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, запобігають зловживанням.

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах і в організаціях всіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою наказом Мінфіну України.

Кількість інвентаризацій на рік, строки їх проведення, перелік майна і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником підприємства, окрім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, а саме:

  • при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство та в інших випадках, передбачених законодавством;
  • перед складанням річної бухгалтерської звітності (але не раніше 1 жовтня). При цьому інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних засобів може проводитись один раз у три роки;
  • при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
  • при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей;
  • за рішенням судово-слідчих органів;
  • у випадках аварій, пожежі, стихійного лиха, ліквідації підприємства.

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, очолювана керівником підприємства або його заступником за обов'язковою участю головного бухгалтера і матеріально відповідальних осіб. Склад комісії, об'єкти інвентаризації, порядок її проведення визначаються наказом керівника. Відповідальність за своєчасне й якісне проведення інвентаризації несе керівник підприємства.

Інвентаризація проводиться, як правило, на 1-ше число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена за один день, її можна починати до і закінчувати після 1-го числа, а дані інвентаризації коригувати станом на 1-ше число.

До початку інвентаризації матеріальні цінності на складах повинні бути згруповані, розсортовані та розкладені за найменуваннями, сортами і розмірами в порядку, зручному для підрахунку. Це значно прискорює проведення їх інвентаризації.

Працівники бухгалтерії до початку інвентаризації повинні закінчити опрацювання всіх документів по надходженню і видатку матеріальних цінностей, визначити залишки на рахунках на день інвентаризації.

Матеріально відповідальні особи до початку інвентаризації дають розписки у тому, що всі прибуткові і видаткові документи здані ними до бухгалтерії і що ніяких неоприбуткованих або не списаних на видаток цінностей у них немає. Після цього будь-які документи до уваги не приймаються.

Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться за місцями їх зберігання в присутності матеріально відповідальних осіб. Наявність залишків матеріальних цінностей визначається шляхом підрахунку, зважування, обміру. При інвентаризації матеріальних цінностей, що зберігаються в непошкодженій тарі постачальників, дозволяється, в порядку винятку, їхню кількість встановлювати за документами (з обов'язковою вибірковою перевіркою в натурі правильності документальних даних), про що в інвентаризаційному опису роблять відповідні відмітки. Дані інвентаризації кожного виду матеріальних цінностей заносять в інвентаризаційні описи, які складаються в двох примірниках за місцями зберігання матеріальних цінностей і матеріально відповідальними особами. Після закінчення інвентаризації описи підписуються всіма членами комісії. Матеріально відповідальні особи на кожному опису ставлять свій підпис під текстом такого змісту: "Всі цінності, поіменовані в даному опису, комісією перевірені в моїй присутності і внесені в опис, у зв'язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, вказані в опису, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні."

Один примірник опису залишається у матеріально відповідальної особи, другий - передається до бухгалтерії. Цінності, що не належать підприємству, але знаходяться у нього в користуванні або на відповідальному зберіганні, записують в окремий інвентаризаційний опис. На виявлені інвентаризаційною комісією зіпсовані матеріальні цінності складають акти, в яких вказують причини й осіб, що допустили псування цінностей.

При перевірці наявності грошових коштів у касі приймається до уваги тільки фактична наявність готівки. Ніякі документи або розписки в залишок готівки у касі не включаються. При виявленні нестачі або лишків грошових коштів в акті вказують їх суму і причини виникнення. Виявлена в касі готівка коштів, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається лишком і підлягає зарахуванню в дохід підприємства; нестача коштів - підлягає стягненню з касира.

Перевірка стану розрахункових відносин з іншими підприємствами й організаціями здійснюється за документами. Підприємства обмінюються контокорентними виписками, тобто виписками з особових рахунків дебіторів і кредиторів. Виписки надсилаються підприємствами-кредиторами підприємствам-дебіторам, які повинні в 10-денний строк підтвердити заборгованість або повідомити свої заперечення. Таким чином на рахунках розрахунків з дебіторами і кредиторами мають відображатися тільки погоджені суми. В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишилися нез'ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що значаться в записах поточного обліку і визнаються нею правильними. В необхідних випадках справи по неурегульованих сумах заборгованості передаються до судових органів.

Калькуляція - це розрахунково-вартісна методика бухгалтерського обліку, за допомогою якого обраховується собівартість виробленої продукції, виконаних робіт, наданих послуг, придбаних матеріальних цінностей.

Довідник Калькуляція має наступні поля: код – унікальне числове значення технологічної картки(товару); назва – назва технологічної картки, залежить від коду; дата створення – дата створення товару, автор останньої модифікації – користувач який редагував значення товару, дата останньої модифікації – дата останньої зміни у товарі.

Персонал — колектив працівників або сукупність осіб, що здійснюють трудові функції на основі трудового договору.

У довіднику Персонал є такі поля: код – унікальне числове значення; ПІБ Працівника – Прізвище та ініціали працівника; Посада – значення яку посаду займає користувач; Користувач – назва користувача у системі; Підрозділ – назва підрозділу де працює користувач; Автор останньої модифікації – користувач, який редагував значення персоналу; Дата останньої модифікації – дата останньої зміни; Статус – визначає чи користувач зараз активний чи деактивований.

Повернення від покупця – документ, на основі якого покупець має право повернути товар на основі документу реалізації товару. 

Згідно із законодавством України повернення від покупця здійснюється протягом 14 днів з дня придбання товару. Для цього необхідно показати продавцю товарний чек, що підтверджує купівлю, а також написати заяву на повернення товару, після якої складається відповідний акт повернення. Після залагодження усіх формальностей, у покупця є можливість отримати назад затрачені кошти. Товар підлягає поверненню тільки у тому випадку, якщо він не втратив товарний вигляд та збережена упаковка; у разі його пошкодження товар поверненню не підлягає. 

Умови повернення товару належної якості:

На товарі не повинно бути слідів експлуатації, повинні бути збережені його: пакування, товарний вид, споживчі властивості, пломби, фабричні ярлики, всі отримані від продавця документи (чеки, гарантійний талон, інструкція для експлуатації).

Якщо до товару було додано подарунок, він повинен бути переданий разом з товаром, при цьому подарунок також не повинен містити слідів експлуатації, повинен бути збережений його: товарний вид, споживчі властивості, пломби,  фабричне (рідне) пакування.

Обміняти придбаний товар належної якості покупець може на аналогічний товар тієї ж вартості або на іншу модель, доплативши продавцю різницю в ціні.

Покупець – фізична або юридична особа, яка здійснює оплату грошима і є набувачем товару або послуги.

За сприйняттям цін та орієнтації при виборі покупок покупців поділяють на чотири групи:

  1. Економічні покупці — покупці, які виявляють велику зацікавленість при виборі покупки цінами, якістю, асортиментом пропонованих товарів;
  2. Персоніфіковані покупці — покупці, які полюбляють створити собі образ товару, який вони хочуть мати;
  3. Етичні покупці — покупці, які підтримують своїми покупками невеликі організації і роблять це по вже давно встановленій традиції.
  4. Апатичні покупці — покупці, які мало цікавляться цінами.

Постачальник – це фірма, компанія чи індивідуальний підприємець, які забезпечують виробників необхідними ресурсами — товарами, сировиною, обладнанням, електрикою, паливом тощо.

Довідник постачальник має такі поля: код, назва, коротка назва, юридична особа, номер свідоцтва платника ПДВ, ідентифікаційний код податковий номер, група, телефон, адреса, дата створення, автор, дата останньої модифікації, автор останньої модифікації, статус.

Прайс-лист (лист цін) — це фундаментальна економічна категорія, яка означає кількість грошей, за яку продавець згоден продати, а покупець готовий купити одиницю товару.

Прихідна коштів – цей документ передбачено для відображення в обліку операцій, пов'язаних з придбанням товарно-матеріальних цінностей, а також необоротних активів (об'єктів основних фондів, нематеріальних активів, інших необоротних матеріальних активів). 

Реалізація товару – документ, що містить інформацію про поставку товару (дата, найменування товару, ціна товару, кількість товару, загальна сума, назва та реквізити постачальника, назва та реквізити одержувача).

Цей документ заповнюється постачальником і є основним документом, що засвідчує факт поставки товару. Реквізити з нього заносяться в базу даних, де міститься інформація про всі поставки товарів.

Рецептура - технологічна картка, яка визначає затрати для виробництва готової продукції.

Сертифікат - це підтвердження відповідності якісних характеристик товару стандартам якості.

У довіднику Сертифікати надається інформація про Види Сертифікатів, а також про Сертифікати загалом.

У довіднику Види Сертифікатів є такі поля: код – унікальне числове значення виду сертифікату; назва виду сертифікату – назва залежить від коду; коментар – замітки,позначки,коментарі; автор останньої модифікації – користувач який редагував значення виду сертифікату, дата останньої модифікації – дата останньої зміни у виді сертифікату. По замовчуванні створено три види сертифікатів: Відповідності, Походження і Якості.

Довідник Сертифікати включає в себе такі поля: код – унікальне числове значення сертифікату; вид – обирається залежно від створених видів сертифікату у довіднику Види Сертифікатів; серія – номер серії сертифікату; номер - числовий номер сертифікату; дійсний до – дата дійсності сертифікату; інформація про видачу – інформація про особу, яка видала сертифікат; кому виданий – інформація про особу, якій видано сертифікат.

Списання товару – документ, який дає дані про списаний товар, тобто про товар, який не підлягає реалізації.

Технологічна картка - документ, що регламентує послідовність технологічних операцій з обліковою одиницею. Технологічна картка може використовуватися як документ оперативного контролю при виконанні технологічних операцій з обліковою одиницею в межах однієї зони балансу матеріалу.

У довідник Технологічна картка входять такі довідники як Калькуляція і Рецептура.

Товар – це  продукт людської праці у матеріальній і нематеріальній  формі, який призначений для купівлі-продажу. Розрізняють такі властивості товару: споживча вартість, цінова вартість. Споживча вартість — це здатність товару задовольняти певну потребу людини. Споживча вартість прямо залежить від споживчих властивостей, тобто визначається корисністю товару. Цінова вартість — видиме кількісне співвідношення, в якому споживні вартості одного роду обмінюються на споживні вартості іншого.

Угода – це письмове погодження між підприємствами про співпрацю. В даному документі зазначається ділянка співпраці, зазначаються умови співпраці, ціни, гарантії, термін дії угоди тощо. Угода обов'язково нумерується, датується та підписується директорами обох підприємств, або іншими керуючими уповноваженими особами підприємства та ставиться печатка з обох сторін, учасників договору. 

 

SimpleSale \ Інформаційні матеріали